Коротко. В тату-бизнесе две отчётности, и путать их не стоит. Первая — для государства: у самозанятого её почти нет, у предпринимателя это одна декларация и взносы. Вторая — для себя: четыре простые таблицы, из которых видно, сколько вы на самом деле зарабатываете, куда уходят деньги и какой канал приносит клиентов. Именно вторая обычно и отсутствует — поэтому мастер с полной записью может не понимать, почему в конце месяца пусто.
«Отчётность» звучит как бухгалтерия, но для мастера это полчаса в месяц. Главное — понимать, что именно и зачем вы записываете.
Две разные отчётности
| Для государства | Для себя | |
|---|---|---|
| Зачем | Чтобы не было штрафов | Чтобы понимать, зарабатываете ли вы |
| Как часто | Раз в год или по факту оплаты | Раз в месяц |
| Что нужно | Чеки, декларация, взносы | Четыре таблицы |
| Что будет без неё | Штраф и блокировка счёта | Работа вслепую |
Что требует государство
Объём зависит от того, как вы оформлены. Подробное сравнение форм — в статье нужно ли ИП тату-мастеру.
| Форма | Что делать | Когда |
|---|---|---|
| Самозанятость | Формировать чек на каждую оплату | В день получения денег |
| Самозанятость | Платить налог по начислению из приложения | До 28 числа следующего месяца |
| ИП на упрощённой системе | Декларация за прошлый год | До 25 апреля |
| ИП на упрощённой системе | Фиксированные взносы | До 28 декабря |
| ИП на упрощённой системе | 1% с дохода свыше 300 тысяч | До 1 июля следующего года |
| ИП с работниками | Отчётность по сотрудникам | Ежемесячно и ежеквартально |
Самозанятому ничего сдавать не нужно вообще: приложение само считает налог по сформированным чекам. Единственная обязанность — пробивать чек на каждую оплату, включая переводы на карту.
Четыре таблицы для себя
Это и есть настоящая отчётность мастера. Всё помещается в один файл с четырьмя листами.
- Доходы. Дата, клиент, работа, сумма, способ оплаты. Заполняется в день сеанса, занимает десять секунд.
- Расходы. Дата, статья, сумма. Статей немного: аренда, расходники, реклама, налоги, обучение, прочее.
- Клиенты. Имя, контакт, дата визита, источник, идея на будущее. Из неё же идут возвраты и рассылки.
- Загрузка. Сколько рабочих дней было, сколько сеансов состоялось, сколько окон осталось пустыми.
Как устроена третья таблица подробно, показано в разборе CRM и таблицы.
Как выглядит месячный отчёт
| Показатель | Пример | Откуда берётся |
|---|---|---|
| Выручка | 168 000 ₽ | Сумма по таблице доходов |
| Расходы | 61 000 ₽ | Сумма по таблице расходов |
| Прибыль | 107 000 ₽ | Разница |
| Сеансов | 21 | Таблица загрузки |
| Средний чек | 8 000 ₽ | Выручка ÷ число сеансов |
| Пустых окон | 6 | Таблица загрузки |
| Новых клиентов | 13 | Таблица клиентов |
| Повторных | 8 | Таблица клиентов |
Восемь строк, которые собираются за пятнадцать минут и отвечают на все вопросы о месяце. Например, шесть пустых окон при чеке 8 000 ₽ — это 48 тысяч недополученных денег, и видно это только в таблице.
Что смотреть раз в квартал
- Доля повторных клиентов. Растёт — сервис работает, падает — вы живёте на новых.
- Средний чек в динамике. Три месяца подряд вниз означают, что мелких работ стало слишком много.
- Цена клиента по каналам. Показывает, куда перекладывать рекламный бюджет.
- Доля расходов в выручке. Для мастера нормально 30–40%, выше — повод пересмотреть аренду и рекламу.
- Загрузка по дням недели. Из неё видно, какие дни стоит закрывать флеш-днями.
Учёт в студии с несколькими мастерами
Когда в кресле не только вы, к четырём таблицам добавляется пятая — распределение денег. Именно из-за её отсутствия чаще всего и возникают конфликты с мастерами.
| Схема | Что фиксировать | Риск без учёта |
|---|---|---|
| Аренда кресла | Дата, мастер, сумма, период | Спор о том, за какой месяц заплачено |
| Процент со сдачи | Каждый сеанс: сумма и доля студии | Расхождение в подсчётах в конце месяца |
| Смешанная | Минимальный платёж плюс процент сверх него | Непонятно, кто сколько должен |
| Гостевые дни | Даты, условия, оплата вперёд | Занятое кресло без оплаты |
Правило простое: сумма записывается в момент оплаты и видна обеим сторонам. Договорённости «по памяти» разваливаются на третий месяц, причём обычно у самых лояльных мастеров.
Как понять, что вы работаете в минус
Мастер редко считает себя убыточным: деньги приходят каждую неделю. Проверить это можно четырьмя вопросами, и любой отрицательный ответ означает, что дело не окупается.
- Остаётся ли что-то после вычета аренды, расходников, рекламы и налогов?
- Хватает ли остатка на месяц жизни без подработок?
- Заложены ли в цену ваши нерабочие часы: переписка, эскизы, съёмка?
- Есть ли запас хотя бы на месяц простоя?
Если ответов «нет» два и больше, дело не в отчётности, а в цене и загрузке — это разобрано в статье почему тату-мастер мало зарабатывает.
Частые ошибки
- Считать выручку доходом. Из 168 тысяч выручки вашими были 107 — разница обычно неприятно удивляет.
- Не записывать мелкие расходы. Плёнка, перчатки, кофе клиентам за год складываются в десятки тысяч.
- Смешивать личные деньги и деньги дела. Без разделения непонятно, сколько заработала работа, а сколько ушло в быт.
- Вести учёт в переписке. Записи «в диалогах» невозможно ни сложить, ни отфильтровать.
- Начинать в конце месяца. Восстановить цифры по памяти не получается, таблица заполняется в день сеанса.
- Не пробивать чек на переводы. Для самозанятого это единственная обязанность, и именно её чаще всего нарушают.
Как не тратить на это время
- Держите таблицу открытой в телефоне и вносите сумму сразу после сеанса.
- Расходы вносите раз в неделю, а не по каждому чеку.
- Чек самозанятого формируйте в момент оплаты — это те же десять секунд.
- Итог месяца подводите в фиксированный день, например первого числа.
- Не усложняйте: четыре таблицы закрывают все вопросы, пятая обычно перестаёт заполняться.
В чём вести учёт
| Инструмент | Кому подходит | Минус |
|---|---|---|
| Облачная таблица | Почти всем | Нужен интернет |
| Заметки в телефоне | Первым месяцам работы | Нельзя сложить и отфильтровать |
| Приложение для записи клиентов | Студии с несколькими мастерами | Платное, требует привыкания |
| Бумажный журнал | Тем, кому так привычнее | Теряется, не считает сам |
Выбор инструмента значит меньше, чем регулярность: таблица, которую заполняют каждый день, полезнее дорогого сервиса, куда заходят раз в квартал. Начинать проще всего с облачной таблицы — она бесплатна, открывается с телефона и считает суммы сама.
Отдельно про деньги: разведите личную карту и карту для оплаты услуг. Это не требование закона для самозанятого, но именно смешение личных и рабочих поступлений превращает любой учёт в угадывание, а при проверке — в долгие объяснения.
Чек-лист
- Есть таблица доходов, заполняется в день сеанса
- Есть таблица расходов со статьями
- Есть таблица клиентов с источником
- Есть учёт загрузки и пустых окон
- Личные деньги отделены от денег дела
- Чеки формируются на каждую оплату
- В календаре стоят даты налога и взносов
- Итог месяца подводится в фиксированный день
- Раз в квартал считается доля повторных клиентов
Что делать в конце года
Годовой итог занимает час и отвечает на вопросы, которые в течение года задавать бессмысленно: помесячные цифры слишком шумные.
| Что считаем за год | Что показывает |
|---|---|
| Выручка и прибыль | Реальный доход дела, а не ощущение |
| Число сеансов | Загрузку и запас по времени |
| Средний чек по кварталам | Растёт цена или стоит |
| Доля повторных клиентов | Работает ли сервис |
| Цена записи по каналам | Куда вкладывать в следующем году |
| Самый сильный и самый слабый месяц | Сезонность, к которой можно подготовиться |
Последняя строка полезнее всего: зная, что январь провальный, а сентябрь сильный, вы продаёте сертификаты в декабре и планируете крупные проекты на осень, а не реагируете на спад постфактум.
Как поставить цели на следующий год
- Возьмите прошлогоднюю прибыль и добавьте не больше 30% — резкий рост требует другого числа часов или другой цены.
- Разложите цель на две части: сколько даст подъём цены, сколько — рост числа сеансов.
- Проверьте, влезает ли вторая часть в ваш календарь: часов в неделе конечное количество.
- Если не влезает, остаток закрывайте ценой или дополнительными источниками дохода.
- Запишите цель в ту же таблицу и сверяйтесь раз в квартал, а не в декабре.
Третий пункт отсеивает большинство нереальных планов: «удвоить доход» при полной загрузке означает удвоить цену, а не работать вдвое больше — в сутках на это просто нет места.
Учёт за десять минут в день
- Создайте таблицу доходов и внесите сеансы за последнюю неделю.
- Внесите расходы за месяц по статьям.
- Поставьте в календарь даты налога и взносов.
Десять минут сегодня — и в конце месяца вы впервые увидите реальную прибыль.
Частые вопросы
Какая отчётность нужна тату-мастеру?
Самозанятому — только чек на каждую оплату, всё остальное считает приложение. Предпринимателю — декларация раз в год и взносы. Отдельно нужна отчётность для себя: четыре таблицы.
Нужно ли пробивать чек на перевод на карту?
Да. Способ оплаты не имеет значения: чек формируется на любую оплату за услугу, включая наличные и переводы.
Какие таблицы вести?
Доходы, расходы, клиенты и загрузка. Этого хватает, чтобы знать прибыль, средний чек, долю повторных клиентов и число пустых окон.
Сколько времени занимает учёт?
Десять секунд после каждого сеанса и пятнадцать минут в конце месяца. Больше — значит, таблиц слишком много или они слишком подробные.
Чем выручка отличается от прибыли?
Выручка — это всё, что заплатили клиенты. Прибыль — то, что осталось после аренды, расходников, рекламы и налогов. Решения принимаются по второй цифре.
Какая доля расходов нормальна?
30–40% от выручки для мастера, который арендует кресло. Заметно выше — повод пересмотреть аренду, рекламу и закупку расходников.
Что будет, если не вести учёт для себя?
Штрафов не будет, но вы не увидите, что чек падает, окна пустуют, а половина рекламного бюджета уходит в канал без записей. Это дороже любого штрафа.
